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会议举办

会务工作三步曲

浏览次数:982 日期:2018-02-02 15:23

会务工作是秘书人员工作的一项重要内容,也是向领导和干部群众展示秘书人员工作成果的一个最直接的窗口。会务工作繁冗琐碎,细节繁多,稍不注意就会出现难于弥补的错误,造成不良影响。如何保持会务工作万无一失,切实把这项工作做实做好做出特色,笔者认为关键是要把握好会前筹备、会中服务、会后工作"三步曲"。 
  一、会前筹备举轻若重 
  会前筹备工作是会务工作的基础性工作,也是会议取得成功的前提。它包括会前协调、会议通知、会场布置、材料发放等。秘书人员一定要有认真负责的精神,举轻若重,不仅要统筹考虑会议的整体进程,更要缜密考虑会议的某些关键环节,还要设想可能出现的问题。 
  会前协调缜密细致。一个综合性的大型会议需要准备的工作很多,涉及到方方面面。接到任务后,秘书人员要根据领导要求迅速拟定会务工作方案,主要包括以下内容:会议名称、时间、议程、参会范围和人数,领导讲话和文件的起草,宣传报道、食宿安排、安全保卫等。方案报送主要领导审阅后,要立即召集相关单位分管负贵人召开协调会,对照方案做到"三个明确":明确任务、明确责任、明确完成时限。确保各司其职,备尽其责,按时完成各项任务。 
  会议通知认真负责。通知的内容主要包括会议名称、内容、时间、地点以及联系人姓名和电话等。会议通知可采用书面通知或电话通知。通知过程中关键要把握三点:一要及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二要准确,防止重发、错发、漏发。在电话通知中要注意语言的使用,避免出现“明天"、"后天"等字眼,要用某月某日,必要时说明星期几,以免产生歧义;三要负责,会前要对通知情况进行反馈统计,并及时将情况向主要领导报告。 
  会场布置和谐规范。会场布置涉及主席台、附属性设施(照明、通风、卫生、录音、录像等)、装饰性设施(会标、会徽、旗帜、花卉等)不同的会议,有不同的布置形式,关键是要服从会议内容,即要体现和谐协调,又要体现庄重规范。一是主席台设置合理。主席台要面向代表席,与代表席距离不宜太远,座位视人数而定,座牌排放整齐,前后左右成线。二是附属设施齐全。这类工作平时虽由会场服务人员负责,但秘书人员要勤检细查,特别是要搞好录像、录音、灯光、话筒的调试,确保不出任何纰漏。三是装饰性设施搭配和谐。会标鲜亮醒目,会徽居中端正,旗帜摆放有序,花卉搭配协调。 
  材料发放准确无误。要根据会议安排,及时印发材料。大型会议材料较多时要将材料装袋分发,可以在会前通知各单位派人领取材料,也可以在会场签到处一并发放。不论采取何种办法,一定要做到"三不":即不错一字,不漏一份,不掉一人。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾对顺序、页码进行全面的检查,确保不出差错。 
  二、会中服务优质高效 
  会议期间是会务工作最活跃的阶段,也是严格考验秘书人员工作能力的阶段。会议开始后,秘书人员的中心任务是掌握会议动态,通过精心组织和良好的服务,协助领导便会议按预定方案进行,遇到问题及时补台。 
  一要及时清点参会人数。目前,我们基层召开会议一般采用簿式签到法。这种方法虽便于保存,但由于参会人员在某一段时间集中进场时,往往会出现漏签的情况,要对参会人员到会情况了如指掌,就需要秘书人员做到"两个清楚",即清楚每个地方或单位的参会人员,清楚每个地方或单位的座位序号。站在会场后面一看,就能立即知道何单位何人没到会,便于及时联系。 
  二要认真维持会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会认召开时,要在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗,保持会场安静,必要时可请公安部门协助搞好会场的警卫。同时还要认真负责地维持好会场内的纪律。要做到语言温和有礼,态度严肃认真,行动不愠不火、不卑不亢。 
  三要密切关注会议进程。秘书人员心中必须装好两张表,即会议议程表和每一项议程的时间表。会中时时将会议的实际进展情况与这两张表进行对比,掌握会议进程。同时,要注意临时性、突发性事件的发生,遇到问题及时补救。若遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理。如把情况写在纸条上、加盖办公室公章,请服务员利用倒水之机悄悄放到主持人面前,尽可能减少对大会的影响。 
  三、会后工作尽善尽美 
  大会落幕,但会务工作仍未结束,还有许多工作需要秘书人员继续完成,确保会务工作善始善终。 
  一是做好会议材料的回收、归档。会议结束后,根据保密原则,应当回收的会议材料,秘书人员要逐份清查回收。将会议所有文件包括会议通知、会议名单、会议文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来,按照先后顺序装订成册,以备查考。同时,还要做好录音、录像资料的收集整理。 
  二是搞好会议总结。会议结束后,应当及时总结工作经验,肯定成绩,找出存在的问题,作为今后开好同类会议的借鉴。特别要注意收集领导对会务工作意见和参会人员对会务工作质量的反应,虚心纳谏、整改提高。有的会议还应写出总结,连同会议通知、会议记录、会议简报和其他会议文件,一并归入档案。

(来源:中华考试网)

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